Es muy común que estemos hablando frecuentemente de Excel y que hoy en día, sea una de las herramientas más utilizadas en la oficina. Pero, veamos por qué es tan popular y por que es uno de los programas más usados actualmente.
Excel es un programa desarrollado por Microsoft y pertenece a la suite de Office que también incluye programas como Word, PowerPoint, entre otros.
es un programa que permite editar hojas de cálculo desarrollada por Microsoft para Windows, macOS, Android e iOS. Cuenta con cálculos, gráficas, tablas calculares y un lenguaje de programación macro llamado Visual Basic para aplicaciones.
Cuenta con cálculos, gráficas, tablas calculares y un lenguaje de programación macro llamado Visual Basic para aplicaciones. Ha sido una hoja de cálculo muy aplicada para estas plataformas, especialmente desde la versión 5 en 1993, y ha reemplazado a Lotus 1-2-3 como el estándar de la industria para las hojas de cálculo. Excel forma parte de la suite de software Microsoft Office.
comercializó originalmente un programa para las hojas de cálculo llamado Multiplan en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de Windows (numeradas 2-05 en línea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecución de entorno de Windows) en noviembre de 1987.
La hoja de cálculo
Excel es un programa integrado que combina en un sólo paquete una hoja de cálculo (que también sirve para diseñar bases de datos), gráficos y macros.
La hoja de cálculo tiene una capacidad para 65.536 filas por 256 columnas. Cada celda admite hasta 32.000 caracteres.
Una celda es la intersección de una fila y una columna. En las celdas se pueden introducir modelos numéricos y utilizarlos todas las veces que sea necesario para efectuar cálculos numéricos y de análisis.
Toda la información de una hoja de cálculo se introduce en las celdas.
Se pueden introducir número y fórmulas.
La potencia de una hoja de cálculo viene determinada por las fórmulas que se introduzcan en sus celdas. Las fórmulas realizan cálculos automáticos basándose en la información de las celdas de la hoja de cálculo.
Se puede entonces cambiar la información de la HC y entonces se recalculan los valores.
Barra del título: Contiene el nombre de la hoja de cálculo.
Barra de menús: Contiene los nombres de los menús de Excel.
Barra de herramientas: Una área que contiene las herramientas de la HC.
Barras de desplazamiento: Para paginar. Tienen barra, flechas y recuadro.
Barra de fórmulas: situada debajo de la barra de herramientas. Se puede ver la fórmula de la celda activa. Se pueden editar las fórmulas.
Barra de estado: situada en parte inferior de la pantalla, aparece la situación en que se encuentra Excel. Por ejemplo: listo, quiere decir que está esperando una orden.
Además, en la parte central de la barra aparece “Autocalcular” donde se permite realizar operaciones con el ratón. (Menú contextual).
En la parte derecha aparecen otros cuadros que indican si está activado Bloq Num, etc.
Área de referencia o Cuadro de nombres: Muestra el nombre de la celda activa.
Celdas, el puntero de la celda y la celda activa: Intersecciones de las filas y columnas. se ve por tener un borde más grueso y porque su nombre de referencia o dirección aparece en el área de referencia.
Cabeceras de filas y columnas: Muestran la posición de cada fila y columna.
Tan sólo podemos ver una parte de la hoja en la pantalla.
Para moverse rápidamente por la pantalla.
Cursores: Una celda en la dirección de la flecha
Ctrl-cursores: A las 4 esquinas de la hoja o del bloque actual
Celda A1: Ctrl. + inicio
RePag y AvPag para avanzar página a página.
Tab: una celda a la derecha
May-tab: una celda a la izquierda
Teclas para moverse y desplazarse por una hoja de cálculo o un libro
Teclas para moverse y desplazarse por una hoja de cálculo o un libro
Teclas para moverse por una hoja de cálculo con el modo Fin activado
Teclas para moverse por una hoja de cálculo con la tecla BLOQ DESPL activada
Teclas para introducir datos
Teclas para introducir datos en una hoja de cálculo
Teclas para trabajar en las celdas o la barra de fórmulas
Teclas para aplicar formato a los datos
Teclas para modificar datos
Teclas para modificar datos
Teclas para insertar, eliminar y copiar una selección
Teclas para moverse dentro de una selección
Teclas para seleccionar datos y celdas
Teclas para seleccionar celdas, columnas o filas
Teclas para ampliar la selección con el modo Fin activado
Teclas para seleccionar celdas con características especiales
Una hoja de cálculo es un programa para la manipulación de datos dispuestos en forma de tablas, con la finalidad de efectuar operaciones complejas con fórmulas y funciones. Excel es la hoja de cálculo de Microsoft Office para Windows y Macintosh: la suite de oficina más utilizada en la actualidad, que permite la elaboración de diversos tipos de gráficas y la realización de fórmulas, desde las básicas hasta las más complejas.
El número de funciones disponibles y la versatilidad de sus herramientas, superan a otras hojas de cálculo, porque el usuario tiene la posibilidad de crear facturas, nóminas, estadísticas o trabajos escolares. En este curso se abordan dos aspectos fundamentales de Excel: el manejo de fórmulas y la representación gráfica de los datos. Para ello se analizarán su manejo y su aplicación en casos de diversos ámbitos, desde el escolar hasta el laboral.
OBJETIVO
El participante utilizará técnicas para la automatización de cálculos mediante fórmulas y funciones, además de representar información de manera gráfica para optimizar su presentación.
BENEFICIOS
Se podrá utilizar Excel en la elaboración de reportes con fórmulas, tablas y gráficos.
Además, será posible utilizar funciones para generar fórmulas y reportes complejos, que apoyen la toma de decisiones.
Libro en Excel
Un libro en Excel es un documento, que contiene una o más hojas de cálculo. Las hojas se muestran como pestañas en la parte inferior.
Es bastante útil para organizar tus datos.
Un libro en Excel es un archivador para administrar y calcular eficientemente bases de datos, valores, cantidades y todo tipo de registros que usas al trabajar, contabilizar o analizar.
Almacena tus datos fácil y rápido. No es pesado como otros archivos que pueden ralentizar tu equipo. Además, su uso es bastante sencillo para que los análisis de tu información sean efectivos.
Crear tu libro en Excel ¡es muy sencillo!
Solo debes:
Abrir Excel y seleccionar en el Menú: Inicio.
Seleccionar nuevo y libro en blanco.
Una vez creas tu libro en Excel, en la parte superior vas a ver que se nombra automáticamente como Libro 1.
Para cambiar el nombre solo debes guardar tu libro y escribir el nombre que consideres apropiado.
Por cada nuevo libro se abrirá una nueva ventana.
Fila – Excel
Una fila es una hilera horizontal de celdas que está representada por un número ubicado al lado izquierdo de la hoja de cálculo. Una columna, por otra parte, es una hilera vertical de celdas que tiene una letra del alfabeto adjudicada, ubicada en la parte superior de la hoja de cálculo.
Fila: Es el grupo de celdas que se encuentran en forma horizontal en el libro de trabajo, se identifican a través de números siendo las cabeceras de las filas y van desde 1 hasta 65536.
Excel es una herramienta muy eficaz para obtener información con significado a partir de grandes cantidades de datos. También funciona muy bien con cálculos sencillos y para realizar el seguimiento de casi cualquier tipo de información. La clave para desbloquear todo este potencial es la cuadrícula de las celdas.
Problemas del control de versiones. ...
Problemas de adaptación de la plantilla. ...
Problemas de personalizaciones peligrosas. ...
Problemas de documento bloqueado. ...
Problemas de precisión. ...
Problemas de formateo. ...
Problemas de complejidad. ...
Problemas técnicos.
Hacemos énfasis en el aspecto de recopilar y manejar volúmenes pequeños de información, puesto que, Excel no es una herramienta orientada a estos fines. Sin embargo, sus características permiten recolectar datos, filtrarlos y hacer búsquedas de forma rápida
Columna
Una columna en excel, es una hilera vertical de celdas. Las columnas podemos identificarlas por letras que se ubican en la parte superior en una hoja de cálculo y podemos encontrarlas hasta la columna XFD.
Desde la versión de Excel 2007 hasta la versión de Excel 2010 las hojas de cálculo de un libro de Excel tienen un máximo de 16,384 columnas. Anteriormente, la versión de Excel 2003 solo tenía un máximo de columnas de 256.
Para insertar o añadir columnas y filas en Excel debemos seleccionar la fila o columna al lado de la que queremos añadir nueva y dar clic derecho con el mouse sobre ella y elegir la opción insertar. Otra manera de hacerlo de forma rápida, es haciendo clic sobre la fila o columna y con las teclas CTRL + más (+) vamos añadiendo columnas y filas a nuestra hoja de cálculo de Excel.
Ahora, si quieres eliminar una columna o fila en Excel, solo debes seleccionar la fila o columna y dar clic derecho con el mouse y escoger la opción eliminar. Básicamente, es el mismo proceso que hemos aplicado para insertar columnas y filas en Excel.
Si quieres aplicar el método rápido para eliminar una columna o fila, solo basta con hacer clic en la fila o columna y oprimir las teclas CTRL + menos (-)
Las columnas calculadas Excel tablas son una herramienta fantástica para escribir fórmulas de forma eficiente. Le permiten escribir una sola fórmula en una celda y, a continuación, esa fórmula se expandirá automáticamente al resto de la columna por sí misma. No es necesario usar los comandos Rellenar o Copiar. Esto puede ahorrar mucho tiempo, especialmente si tiene muchas filas. Y ocurre lo mismo al cambiar una fórmula; el cambio también se expandirá al resto de la columna calculada.
Nota: Las capturas de pantalla en este artículo se tomaron en Excel 2016. Si tiene una versión diferente, la vista puede ser ligeramente diferente, pero a menos que se indique lo contrario, la funcionalidad es la misma.
Celda
Si piensas que aprender Excel es aburrido y difícil, es porque aún no te has familiarizado con las partes básicas de Excel.
Excel es una herramienta que amarás en tu trabajo, hay mucho más que puedes descubrir sobre la hoja de cálculo más famosa del mundo.
Hoy aprenderás qué es una celda en Excel, qué es una celda activa, cómo identificarla y cómo puedes aplicar formato a las celdas en Excel.
Qué es una celda de Excel
Las celdas son una parte integral de lo que una hoja de Excel es. Aquí intentaremos definir con mayor precisión qué son para que puedas manejarte con comodidad y lógica con ellas
Una celda es la intersección de una fila y una columna. En las celdas se pueden introducir modelos numéricos y utilizarlos todas las veces que sea necesario para efectuar cálculos numéricos y de análisis. Toda la información de una hoja de cálculo se introduce en las celdas.
La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.
Las celdas se identifican por sus posiciones en las filas y las columnas. A esta combinación de una letra de columna y un número de fila se le llama referencia de celda. Con la intersección de la primera columna y la primera fila se obtiene la celda A1, como se refleja en la barra de fórmulas.
¿cuántas hojas puede tener un libro Excel?
Especificaciones y límites de las hojas de cálculo y de los libros
Un libro de Excel puede llegar a soportar una gran cantidad de hojas, sin embargo, podemos encontrar en la memoria de la computadora una limitación importante Cuanta más memoria posea su máquina más hojas podrá tener abiertas. Mantenga una adecuada proporción entre los recursos hardware que dispone, y la organización de la información.
No obstante se recomienda no sobrepasar las 40 hojas para no ralentizar el tratamiento de un archivo tan grande. Se recomienda un mínimo de 64 MB de memoria RAM para permitir un tratamiento ágil de la información con libros de Microsoft Excel con grandes dimensiones (más de 50 hojas).
Función de Excel y su estructura
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos usando valores específicos, denominados argumentos, en un determinado orden o estructura. Las funciones pueden usarse para ejecutar operaciones simples o complejas.
La sintaxis de las funciones
El siguiente ejemplo de la función REDONDEAR, que redondea un número de la celda A10, ilustra la sintaxis de una función.
1. Estructura. La estructura de una función comienza con un signo igual (=), seguido del nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre.
2. Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚS+F3.
Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones.
4. Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la función, aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecerá la información. La información sobre herramientas solo aparece para las funciones integradas.
Especificar funciones
Cuando cree una fórmula que contenga una función, puede usar el cuadro de diálogo Insertar función como ayuda para especificar las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se escriba una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.
Para facilitar la creación y edición de fórmulas, y minimizar los errores de escritura y sintaxis, use la característica Fórmula Autocompletar. Después de escribir un = (signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualización, Excel para la Web muestra, debajo de la celda, una lista desplegable dinámica de funciones, argumentos y nombres válidos que coinciden con las letras o con el desencadenador. A continuación, puede insertar un elemento de la lista desplegable en la fórmula.
Anidar funciones
En algunos casos, puede que deba usar una función como uno de los argumentos de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula usa una función anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50.
Función FX.
Use la función BUSCARX para buscar elementos en una tabla o rango por fila. Por ejemplo, puede buscar el precio de una pieza de automóvil por el número de pieza o buscar un nombre de empleado en función de su ID. de empleado. Con BUSCARX, puede buscar en una columna un término de búsqueda y devolver un resultado de la misma fila en otra columna, independientemente de en qué lado se encuentre la columna de retorno.
Nota: BUSCARX no está disponible en Excel 2016 y Excel 2019, pero puede encontrarse con una situación de uso de un libro en Excel 2016 o Excel 2019 con la función BUSCARX en él creada por otra persona que usa una versión más reciente de Excel.
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Función anidada y su estructura
Usar una función como uno de los argumentos en una fórmula de que usa una función se denomina anidamiento, y nos referiremos a esta función como una función anidada. Por ejemplo, si se anidan las funciones PROMEDIO y SUMA en los argumentos de la función SI, la siguiente fórmula suma un conjunto de números (G2:G5) solo si el promedio de otro conjunto de números (F2:F5) es mayor que 50. De lo contrario, devuelve 0.
Funciones anidadas
Las funciones PROMEDIO y SUMA están anidadas dentro de la función SI.
Puede anidar hasta 64 niveles de funciones en una fórmula.
WindowsWeb
Haga clic en la celda en la que desea escribir la fórmula.
Para iniciar la fórmula con la función, haga clic en Insertar función Imagen del botón en la barra de fórmulas Imagen del botón.
Excel se encarga de insertar el signo igual (=).
En el cuadro O seleccionar una categoría, seleccione Todo.
Si está familiarizado con las categorías de la función, también puede seleccionar una categoría.
Si no está seguro de qué función usar, puede escribir una pregunta que describa lo que desea hacer en el cuadro Buscar una función (por ejemplo, "sumar números" devuelve la función SUMA).
Para escribir otra función como argumento, escriba la función en el cuadro de argumento que desee.
Las partes de la fórmula mostradas en el cuadro de diálogo Argumentos de función reflejan la función seleccionada en el paso anterior.
Si hace clic en SI, en el cuadro de diálogo Argumentos de función se muestran los argumentos de la función SI. Para anidar otra función, se puede escribirla en el cuadro del argumento. Por ejemplo, se puede escribir SUMA(G2:G5) en el cuadro Valor_si_verdadero de la función SI.
Escriba todos los argumentos adicionales necesarios para completar la fórmula..
En lugar de escribir referencias de celda, también puede seleccionar las celdas a las que desea hacer referencia. Haga clic Imagen del botón para minimizar el cuadro de diálogo, seleccione las celdas a las que desea hacer referencia y, a continuación, haga clic en Imagen del botón para expandir el cuadro de diálogo de nuevo.
Sugerencia: Para más información sobre la función y sus argumentos, haga clic en Ayuda sobre esta función.
Tras completar los argumentos de la fórmula, haga clic en Aceptar.
Funciones en Excel
Una función es una fórmula predefinida que realiza los cálculos utilizando valores específicos en un orden particular. Una de las principales ventajas es que ahorran tiempo porque ya no es necesario que las escribas tú mismo.
Las partes de una función
Cada función tiene una sintaxis, un orden específico que debe seguirse para obtener el resultado correcto. La sintaxis básica para crear una fórmula con una función es:
Insertar un signo igual (=).
Seleccionar una función (SUM, por ejemplo, es el nombre de la función para la adición).
Introducir los argumentos de la fórmula, es decir, los datos que se usarán para hacer el cálculo.
Para utilizar estas funciones correctamente, es necesario que sepas cuáles son las partes de una función y cómo crear argumentos para calcular valores y referencias de celdas.
Trabajar con argumentos básicos
Los argumentos deben ir entre paréntesis. Los valores individuales o referencias de celdas, separados, ya sea por dos puntos o comas. Fíjate cómo debes hacerlo en cada caso:
Dos puntos
Crean una referencia a un rango de celdas. El siguiente ejemplo calcula el promedio del rango de celdas E19 a E23.
= PROMEDIO (E19: E23)
Comas
Separan los valores individuales, referencias de celda y rangos de celdas en los paréntesis. Si hay más de un argumento, debes separar cada argumento por una coma.
= COUNT (C6: C14, C19: C23, C28)
En este ejemplo se cuenta todas las celdas en los tres argumentos incluidos entre paréntesis.
Matriz en Excel.
matriz en Excel son las que nos permitirán realizar cálculos sobe varios elementos que pertenecen a una matriz. Pero antes de que te parezca más complicada la explicación te mostraré un ejemplo. Considera los siguientes datos:
Nuestra intención será multiplicar los valores de la columna B por los valores de la columna C y el resultado lo colocaremos en la columna D. El ejemplo es muy sencillo, pero me ayudará a demostrarte la funcionalidad básica de las fórmulas de matriz en Excel, así que pon mucha atención.
Ahora selecciona el rango de celdas D2:D11 y en la barra de fórmulas ingresa la siguiente función, pero NO oprimas Entrar:
=B2:B11*C2:C11
Antes de oprimir cualquier tecla lee esto con atención. Una vez que has escrito la fórmula deberás oprimir la combinación de teclas CTRL + MAYUS + ENTRAR. Oprimir esa combinación de teclas es muy importante. Después de hacerlo Excel mostrará el siguiente resultado:
Observa cómo la fórmula ha sido rodeada por {} (llaves). Eso indica que estamos haciendo uso de una fórmula de matriz en Excel. Mientras tanto, toda la columna D se llenó de los resultados esperados. ¿Puedes observar el gran potencial de este tipo de fórmulas? Con una sola fórmula pudimos multiplicar toda la columna C por los datos de la columna D.
Referencia y clases de referencias
Las referencias en Excel son parte fundamental de la hoja de cálculo ya que a través de ellas podemos identificar cada una de las celdas de un libro de trabajo y de esa manera acceder al valor contenido en cualquiera de ellas.
El objetivo de este artículo es aclarar la mayor cantidad de dudas sobre el tema de referencias en Excel y será útil para aquellas personas que comienzan a utilizar la herramienta pero también para aquellos que ya tienen un poco de tiempo utilizando la hoja de cálculo y no han escuchado sobre temas como las referencias 3D o el estilo de referencia F1C1.
Ya que todos los valores de una hoja de cálculo están almacenados en las celdas, es de suma importancia para los usuarios de Excel conocer la manera en que deberán acceder a dichos valores utilizando las referencias. Sin más preámbulo, comenzaremos con este estudio de las referencias en Excel.
Todo usuario de Excel debe saber que todas las hojas están divididas en columnas y filas. Esta división se hace evidente en la interfaz gráfica de Excel de la siguiente manera:
Por debajo de la barra de fórmulas se encuentran los encabezados de columna identificados por una letra.
En el extremo izquierdo están los encabezados de fila que muestran un número.
En el área de trabajo tenemos una cuadrícula que delimita el área de cada celda de la hoja y donde se puede observar que cada una de ellas pertenece a una determinada columna y fila.
En la imagen anterior, la celda seleccionada (celda activa)es la celda que se encuentra bajo la columna B y en la línea 3 y por lo tanto su dirección dentro de la hoja será B3. La referencia de una celda siempre constará de dos partes: la primera parte indicará la letra (o letras) de la columna a la que pertenece y la segunda parte indicará su número de fila.
Excel siempre nos ayudará a conocer fácilmente la referencia de la celda activa. En primer lugar, el encabezado de la columna y fila de la celda seleccionada estarán resaltados en un color diferente al resto de los encabezados. Además el Cuadro de nombres siempre mostrará la referencia de la celda activa tal como lo puedes observar en la siguiente imagen:
Rangos Excel
Es común que en Excel escuches que “Seleccionemos el rango deseado” y hagamos X o Y operación. Pero ¿Qué es un rango en Excel? Tal vez si eres nuevo aprendiendo Excel o estás descubriendo esta herramienta por primera vez esta es la pregunta que te hagas
Si ese es tu caso, aquí te ayudaremos a resolver que es un rango en Excel, para que sirve y cómo usarlo adecuadamente.
Un rango en Excel es un conjunto de celdas contiguas que se pueden seleccionar para realizar una operación con todas ellas. Además, su dirección está dada por la celda superior izquierda seguido de dos puntos y la celda inferior derecha.
ejemplo, podemos decir que el rango A1:C2 está conformado por las celdas A1, B1, C1, A2, B2 y C2. A la hora de interpretarlo podemos hacer referencia a las celdas que van desde A1 hasta la C2.
Además, un rango de celdas puede estar compuesto por una sola celda o “X” cantidad de celdas, lo que quiere decir esto, es que una celda por sí misma ya representa un rango en Excel.
En general, si trabajas con celdas trabajas con rangos y básicamente los rangos son utilizados para casi todo lo que se haga en Excel. Por ejemplo un rango nos sirve para:
Darle formato a un conjunto de celdas, si seleccionamos el rango podemos hacer estas configuraciones.
Utilizar los datos de un rango de celdas para graficar o crear un gráfico.
A través de un rango de celdas podemos crear o formar una tabla.
Una Tabla Pivote genera reportes a partir de los datos que
tengamos en un rango de celdas.
Crear o realizar fórmulas o funciones con los datos contenidos en un rango de celdas.
Estas son simplemente unas cuantas opciones de lo que podemos hacer con un rango en Excel de muchas opciones más. Básicamente un rango sirve para casi todo lo que hagamos en Excel, de hecho, siempre que trabajes en la hoja de cálculo de Excel, estarás trabajando con un rango.
Existen tres tipos de rangos en Excel, están los unidimensionales, bidimensionales y tridimensionales, cada uno hace referencia a lo siguiente:
Los rangos Unidimensionales: hacen referencia a una sola celda.
El rango Bidimensional: hace referencia a un grupo de celdas contiguas o no, de la hoja actual o de otra hoja. Ejemplo: A1:D5, F1:N10;N1:P10
Y el rango Tridimensional: hace referencia a una celda o grupo de celdas que inician en una hoja y terminan en otra hoja diferente. Por ejemplo: Hoja1:Hoja2!F5, Hoja3:Hoja4!A1:C20. Este rango recibe ese nombre porque traspasan cualquier hoja.
Precedencia de operadores en Excel
Es un conjunto de reglas que controlan el orden en que Excel realiza las operaciones cuando se evalúa una expresión. Las operaciones con mayor precedencia se realizan antes que las de menor prioridad. Por ejemplo, la multiplicación se realiza antes que la suma.
¿PARA QUE NOS SIRVE?
Por si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.
REPASO:
FÓRMULAS EN EXCEL Podemos clasificar las fórmulas de Excel en cuatro grupos principales:
1. Fórmulas aritméticas
2. Fórmulas de comparación
3. Fórmulas de texto
4. Fórmulas de referencia Cada uno de estos grupos tiene su propio conjunto de operadores que permiten realizar los cálculos y operaciones específicas de cada grupo.
Cuando calculamos el resultado de una fórmula, Excel utiliza ciertas reglas para determinar el orden en el que se realizan los cálculos. Estas reglas no se las han inventado en Microsoft, sino que son de cultura general, pues forman parte de las ciencias matemáticas. Una de estas reglas es la precedencia de operadores.
¿Reuerdas en el colegio cuando nos enseñaban a que la división y la multiplicación iban antes que la suma? A esas reglas me refiero.
Para que las fórmulas de Excel den el resultado que esperamos, debemos seguir esas reglas al pie de la letra.
La siguiente tabla muestra la precedencia de operadores de Excel. Como puedes ver, la potencia se calcula en primer lugar, pues tiene un mayor orden de precedencia. Los operadores de comparación tienen la menor prececendia de todos los operadores y, por tanto, se calculan en últmo lugar.
Podemos utilizar paréntesis para anular este orden de precedencia. Las expresiones entre paréntesis siempre se calculan primero.
Vamos con un ejemplo. La siguiente fórmula utiliza paréntesis para modificar el orden en el que se realizan los cálculos. En este caso, la celda B3 se resta de la celda B2 y el resultado se multiplica por la celda B4:
=(B2-B3)*B4
Si introducimos la fórmula si paréntesis, Excel mostrará un resultado diferente. Como la multiplicación tiene una precedencia superior a la resta, la celda B3 se multiplica por la celda B4. El resultado se resta de la celda B2:
=B2-B3*B4
Es una buena práctica utilizar paréntesis aunque no sean estrictamente necesarios. Hacerlo nos ayuda a mejorar la legibilidad de la fórmula. Por ejemplo, la siguiente fórmula deja perfectamente claro que B3 debe multiplicarse por B4, y el resultado debe restarse de la celda B2. Sin los paréntesis sería necesario cambiar el orden de las referencias de celdas para obtener el resultado que esperábamos.
Paréntesis
Los paréntesis en Excel forman una parte fundamental en una fórmula, porque permiten cambiar el orden en que Excel lleva a cabo los cálculos, y por consecuencia el orden en que se ejecutan los operadores.
Conclusion
Fórmula 2 = ( 1 + 2 ) * 3
Fórmula = ( 1 + 2 ) * 3
Excel evalúa la fórmula empezando por la izquierda.
Encuentra los paréntesis
Sigue y buscando y encuentra el operador de multiplicación
El primer cálculo que realiza Excel es la suma que está dentro del paréntesis 1 + 2 = 3
El siguiente paso es aplicar el operador del multiplicación 3 * 3 = 9
El resultado es 9
jerarquía de operadores
Existe una “Jerarquía de operadores”, que determina cuales operaciones serán realizadas primero y cuáles después.
paréntesis
1. paréntesis, corchetes, llaves
2. calcular las potencias y raíces
3. efectuar los productos y cocientes
4.realizar las sumas y restas
Para cambiar el orden de prioridad, escribimos entre paréntesis la parte de la fórmula que queremos que se calcule en primer lugar.
Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 13 porque Excel efectúa la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 4 por 2 y después suma 5 al resultado.
=5+4*2
Por el contrario, con el uso del paréntesis para cambiar el orden, Excel sumará 5 y 4 y después multiplicará el resultado por 2, con lo que se obtiene 18.
=(5+4)*2
Las dos operaciones son parecidas, pero con resultados diferentes. En el primer caso, la respuesta será 13 pero en el otro será 18.
Básicamente porque los paréntesis redefinen el orden en el cálculo. En la primera operación, por regla matemática, se ejecuta primero la multiplicación y luego la suma.
Al utilizar el paréntesis en la operación de suma, es decir (5 + 4), cambiamos el orden del cálculo para que se calcule primero esa parte, y luego, con el resultado, seguirá las operaciones que están fuera de este, siendo la multiplicación la que continua.
EJEMPLOS DE RESULTADOS UTILIZANDO PARENTEISIS
Cuando existen paréntesis dentro de una fórmula, Excel comenzará los cálculos con el paréntesis que tenga el mayor nivel de anidación; y si dentro de un mismo paréntesis existen varios operadores, entonces se aplicarán las reglas de prioridad que vimos anteriormente.
Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel efectúa la multiplicación antes que la suma.
Como escribir con el teclado, o tipear : Abre paréntesis
1) Presiona la tecla "Alt" en tu teclado, y no la sueltes. 2) Sin dejar de presionar "Alt", presiona en el teclado numérico el número "40", que es el número de la letra o símbolo "(" en el código ASCII.
Formato condicional
Es posible que parte del contenido de este tema no pueda aplicarse a algunos idiomas.
Con el formato condicional resulta más fácil resaltar ciertos valores o identificar celdas concretas. El formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de una condición (o criterios). Puede usar formato condicional para resaltar celdas que contienen valores que cumplen cierta condición. También puede aplicar formato a un rango de celdas y variar el formato exacto cuando varía el valor de cada celda.
Información de temperatura con formato condicional aplicado que muestra los valores situados en el 10 % y en el 10 % inferior
Información de temperatura con escala de 3 colores con formato condicional aplicado
Aplicar formato condicional:
Seleccione el rango de celdas, la tabla o la hoja donde desea aplicar formato condicional.
En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional.
Siga uno de estos procedimientos:
Macro y su utilización
Vamos a explicarte qué son los macros de Excel, unos automatismos que puedes configurar para repetir tareas complejas todas las veces que quieras sin tener que repetirlas una y otra vez. Se trata de un añadido que te puede ahorrar bastante tiempo en el caso de que trabajes a menudo con Excel y tengas que realizar las mismas tareas o procesos de forma recurrente.
Te vamos a explicar qué son exactamente y cómo funcionan, y luego te explicaremos paso a paso cómo puedes crearlos para que puedas hacer tus propias personalizaciones según tus novedades. Esta herramienta tiene decenas de usos, aunque todo dependerá de lo que suelas hacer siempre en Excel. Los archivos de Excel se pueden abrir en otras apps, recuérdalo, pero si usas otra la forma de proceder podría ser diferente.
Qué son y cómo funcionan los Macros de Excel
Los Macros de Excel son una especie de automatismos capaces de ejecutar un conjunto personalizado de acciones. Así, con sólo pulsar el atajo de teclado que hayas configurado para ejecutar el macro creado, Excel se encargará de ir haciendo una por una todas las acciones que hayas configurado previamente.
El objetivo de los macros es el de facilitarte las tareas de Excel que realizas de forma reiterada. Imagínate que por tu trabajo o las tareas que sueles realizar con el programa, cada dos por tres tienes que estar haciendo de forma mecánica un conjunto de acciones que te lleva bastantes clicks y vueltas a la aplicación.
Con los macros, puedes crear un automatismo que realice en orden todas esas acciones que siempre sueles hacer una detrás de otra. Una vez configurado este macro, podrás ejecutarlo todas las veces que quieras en todo momento.
Cuando creas un macro, Excel grabará todos los clicks del ratón o las pulsaciones de las teclas que realices durante el proceso de creación, y es esto lo que luego repetirá. Después de crear el macro, también podrás modificarlo para realizar pequeños cambios con los que ajustar mejor o perfeccionar las tareas que realizas.
Entre las ventajas de utilizar los macros está la reducción de la tasa de errores, ya que los pasos que hay que dar están grabados y hay menos opciones de que te equivoques en alguno de ellos. También ayudan a reducir el tiempo de trabajo al acelerar algunos procesos, y aumentan la
utilidad de Excel haciendo más accesibles algunas acciones o pudiendo simplemente crear atajos de teclado para ellas.
Sin embargo, también hay que decir que si eres un usuario ocasional de Excel los macros no son algo que te deban preocupar demasiado, ya que al fin y al cabo para crearlo tendrás que repetir los pasos que quieras añadir, y si sólo los realizas una o dos veces a la semana te dará lo mismo.
Para crear un Macro, primero vas a tener que abrir Excel. una vez estés dentro, en la barra de menú superior tienes que pulsar sobre la sección de Vista. Te aparecerá a la derecha del todo de la barra de menú, justo antes de la ayuda.
Encabezados y pie de pagina
Puede agregar encabezados o pies de página en la parte superior o inferior de una hoja de cálculo impresa en Excel. Por ejemplo, puede crear un pie de página con los números de página, la fecha y la hora y el nombre del archivo. Puede crear el suyo propio o usar muchos de los encabezados y pies de página predefinidos.
Los encabezados y pies de página solamente aparecen en la vista Diseño de página, Vista preliminar y en las páginas impresas. También puede usar el cuadro de diálogo Configurar página si quiere insertar encabezados o pies de página para más de una hoja de cálculo al mismo tiempo. Para otros tipos de hojas, por ejemplo hojas de gráfico o gráficos, solo puede insertar encabezados y pies de página mediante el cuadro de diálogo Configurar página.
Agregar o cambiar los encabezados o pies de página en la vista Diseño de página:
Haga clic en el lugar de la hoja de cálculo donde quiere agregar o cambiar el encabezado o pie de página.
En la pestaña Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Encabezado y pie de página.
Excel mostrará la hoja de cálculo en la vista Diseño de página.
Para agregar o editar un encabezado o pie de página, haga clic en el cuadro de texto izquierdo, central o derecho del encabezado o pie de página ubicado en la parte superior o inferior de la página de la hoja de cálculo (debajo de Encabezado o encima de Pie de página).
Escriba el nuevo texto de un encabezado o pie de página.
Notas:
Para iniciar una línea nueva en un cuadro de texto de encabezado o pie de página, presione Entrar.
Para insertar una sola vez el símbolo de "y" comercial (&) en el texto de un encabezado o de un pie de página, use dos veces este símbolo. Por ejemplo, para incluir "Subcontratistas & Servicios" en un encabezado, escriba Subcontratistas && Servicios.
Para cerrar encabezados o pies de página, haga clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo. Para cerrar los encabezados o pies de página sin guardar los cambios realizados, presione Esc.
Grupo modificar
Puede editar el contenido de una celda directamente en la celda. También puede editar el contenido de una celda escribiendo en el barra de fórmulas.
Al editar el contenido de una celda, Excel está funcionando en modo de edición. Algunas Excel características funcionan de forma diferente o no están disponibles en el modo de edición.
Cuando Excel está en modo edición, la palabra Editar aparece en la esquina inferior izquierda de la ventana Excel programa, como se muestra en la siguiente ilustración.
En el modo edición, muchos comandos no están disponibles. Por ejemplo, cuando Excel está en modo de edición, no puede aplicar formato condicional ni cambiar la alineación del contenido de una celda.
Además, las teclas de dirección se comportan de forma algo diferente cuando Excel está en modo de edición. En lugar de mover el cursor de una celda a otra, en el modo Edición, las teclas de dirección mueven el cursor por la celda.
Habilitar o deshabilitar el modo de edición:
Si intenta usar el modo edición y no ocurre nada, es posible que esté deshabilitado. Puede habilitar o deshabilitar el modo de edición cambiando una Excel opción.
Haga clic en Archivo, Opciones, Avanzadas.
—O BIEN—
En Excel 2007: Haga clic en el botón Microsoft Office de , haga clic en Excelopciones y, a continuación, haga clic en la categoría Avanzadas.
En Opciones de edición,realice una de las siguientes acciones:
Para habilitar el modo de edición, active la casilla Permitir edición directamente en celdas.
Para deshabilitar el modo de edición, desactive la casilla Permitir edición directamente en celdas.
Entrar en el modo de edición:
Para empezar a trabajar en modo edición, realice una de las siguientes acciones:
Haga doble clic en la celda que contiene los datos que desea editar.
Esto inicia el modo de edición y coloca el cursor en la celda en la ubicación en la que hizo doble clic. El contenido de la celda también se muestra en la barra de fórmulas.
Haga clic en la celda que contiene los datos que desea editar y, a continuación, haga clic en cualquier lugar de la barra de fórmulas.
Esto inicia el modo de edición y coloca el cursor en la barra de fórmulas en la ubicación en la que hizo clic.
Haga clic en la celda que contiene los datos que desea editar y, después, presione F2.
Esto inicia el modo de edición y coloca el cursor al final del contenido de la celda.
Insertar, eliminar o reemplazar contenido de celdas:
Para insertar caracteres, haga clic en la celda donde quiera insertarlos y, a continuación, escriba los nuevos caracteres.
Para eliminar caracteres, haga clic en la celda donde quiera eliminarlos y, después, presione RETROCESO, o bien seleccione los caracteres y, después, presione SUPRIMIR.
Para reemplazar caracteres específicos, selecciónelos y, a continuación, escriba los nuevos caracteres.
Para activar el modo de sobretipo para que los caracteres existentes se sustituyes por caracteres nuevos mientras escribe, presione INSERTAR.
Nota: El modo de sobretipo solo puede estar activado o desactivado cuando se encuentra en el modo de edición. Cuando el modo Sobretipo está activado, el carácter situado a la derecha del punto de inserción se resalta en la barra de fórmulas y se sobrescribirá al escribir.
Ficha formulas.
La ficha de menú Fórmulas Excel es una barra horizontal que forma parte de la cinta de opciones de Excel y como su nombre lo indica sirve para crear y manipular fórmulas denominadas también funciones. Las fórmulas se agrupan en categorías, tales como financieras, matemáticas, lógicas, etc. La ficha de menú fórmulas permite acceso a comandos de comprobación de de errores y rastreo de precedentes y dependientes.
Los comandos que forman parte de la ficha de menú Fórmulas se organizan en grupos: Biblioteca de funciones, Nombres Definidos, Auditoria de las formulas y Cálculo.
Los elementos que forman parte de la barra de menú Fórmulas se describen a continuación:
Biblioteca de Funciones:
Insertar función: Edita la formula de la celda actual seleccionando las funciones y editando los argumentos.
Autosuma: Muestra la suma de las celdas seleccionadas directamente después de las celdas Seleccionadas.
Usadas recientemente: Busca y selecciona de la lista la más usadas y selecciona.
Financieras: Examina y selecciona de una lista de financiera.
Lógicas: Examina y selecciona de una lista las funciones lógicas.
Texto: Examina y de una lista y selecciona la función de texto.
Fecha y hora: Examina y selecciona de una lista, las funciones de fecha y hora.
Búsqueda de referencias: Examina y selecciona de una lista las funciones búsqueda y referencias.
Matemáticas y trigonométricas: Examina y selecciona de una lista las funciones matemáticas y trigonométricas.
Mas funciones: Examina y selecciona de una lista las funciones de estadísticas, de ingeniera del cubo y de la función.
Nombres Definidos:
Comparación de diferencias
Comparar archivos lado a lado
Una opción para comparar es mirar los archivos en la misma pantalla.
Abra dos archivos que desee comparar y, a continuación, en la cinta de opciones, seleccione Ver > Ventana > Ver lado a lado.
Si tiene más de dos archivos abiertos, aparecerá un cuadro de diálogo que le preguntará con qué archivo desea comparar su archivo activo.
Seleccione el archivo con el que desea comparar su archivo activo y haga clic en Aceptar. Si sólo tiene dos archivos abiertos, el cuadro de diálogo no aparecerá, y sus archivos se mostrarán uno al lado del otro en la pantalla inmediatamente.
